テレワーク時の労働時間把握と休憩ルール
働き方改革の流れを受けて、テレワークを導入する事業場はここ数年で大きく増加しました。オフィスに通勤する働き方から、在宅やサテライトオフィスでの勤務へと移行が進むなか、勤怠管理のあり方そのものを見直す必要に迫られています。とくに労働時間の把握と休憩の付与は、労働基準法上のルールと職場の実態とのすり合わせが難しい分野です。
厚生労働省が公表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、テレワークを含むすべての働き方において、使用者が労働時間を把握する責務を負うことが明確にされています。タイムカードやPCのログ情報、本人からの自己申告など、客観的に確認できる手法で労働時間を記録する体制を整えることが前提となります。
労務管理の手法は対面勤務とは異なる難しさがあります。業務の中断がしばしば起こり、終業時刻が曖昧になりやすいのが実情です。育児や介護と業務が混在する時間帯、長時間化の兆候、オンライン会議と実作業の切り替えなど、目の届きにくい部分に目を配る体制が欠かせません。
本稿では、テレワーク特有の勤怠管理と休憩ルールの実務を整理します。基本的な考え方や記録手法、社内規程の整備に加え、運用段階で生じる疑問への対応の糸口を取り上げます。働き方改革関連法にもとづく 関東エリアでのセミナーなどの場で最新の運用例を確認できますので、担当者の方は積極的に足を運んでみてください。
労働時間法制の基本的な枠組み
労働基準法は、1日8時間、1週40時間を法定労働時間として定めています。時間外労働や休日労働を行う場合には、割増賃金の支払いが必要となりますが、これはテレワークであっても変わることはありません。労働時間の把握は使用者にとって義務であり、業務の場所を問わず適用されるのが基本的な原則です。
ただし、テレワークでは事業場の外で労働が行われるため、労働時間の捉え方に幅が生まれます。労働者の自宅などで業務が完結し、使用者の具体的な指揮監督が及ばないケースでは「事業場外みなし労働時間制」が適用されることがあります。この制度は対象業務が法令で限定されており、十分な要件を満たさないと導入できません。
裁量労働制も同様に、対象業務が法令で限定されています。テレワーク導入を機にこれらの制度への移行を検討する企業も増えていますが、自社の業務内容を十分に分析しないまま運用を始めると、かえって長時間労働を招くおそれがあります。制度の選択は、労使間で十分に協議したうえで慎重に進めることが望まれます。
残業時間の上限規制も忘れてはなりません。36協定を締結したうえで運用する時間外労働は、原則として月45時間、年360時間という上限が設定されています。特別な事情がある場合でも年720時間、複数月平均80時間以内などの限度があり、これらはテレワークであっても同様に適用されます。働き方の自由度が高まったからこそ、長時間化の兆候を見逃さない仕組みづくりが重要になります。
テレワーク特有の労働時間把握の課題
オフィス勤務とテレワークでは、労働時間の管理手法そのものが異なります。在宅勤務では、始業時にチャットツールで挨拶を交わし、終業時に管理者に連絡するといった運用が一般的ですが、こうした方法では休憩に入った瞬間や、用事で離席した時間を正確に把握しにくいという問題があります。
とくに注意したいのが、いわゆる中抜け時間の扱いです。保育所への迎えや家事、医療の受診など、業務を中断する時間は労働時間に該当しません。業務と私用の中断を厳密に区別することが難しい場面も多く、曖昧な取り扱いを続けていると、後から労使間の認識のずれが表面化する可能性があります。
整理しておきたい中抜け時間の例
- 家族の送迎（保育所や学校、塾など）
- 日中の通院や行政手続き
- 短時間の家事や私用の買い物
- 介護に伴う付き添いや通院対応
業務管理ツールの活用は有効な手段の一つですが、すべての行動を網羅的に記録できるわけではないため、それだけで完結するわけではありません。労働者本人が終業時に実績を申告するルールを設けるとともに、管理者が定期的に状況を確認する仕組みを整えることが望まれます。過少申告を防ぎつつ、労働者が過度な負担を感じないよう、両者のバランスを取ることが大切です。
管理者側の視点を補強するためには、人事部門と現場の管理職との情報共有が欠かせません。客観的な勤怠データと本人の申告を突き合わせ、大きな差異があった場合は面談を行うなど、実態に即したフォロー体制を整えます。在宅勤務で部下を束ねる管理職には、従来のオフィス勤務とは異なる視点も求められます。近年は 国際研修プログラムのような海外での人材交流の枠組みが活用されることもあり、こうした経験で培われる調整力は、多様な働き方をする部下をまとめるうえで参考になります。
休憩と年次有給休暇の取り扱い
労働基準法では、1日の労働時間が6時間を超える場合には45分以上、8時間を超える場合には1時間以上の休憩を与えなければならないと定められています。この規定はテレワークにも同様に適用されるため、業務の中断時間と休息の確保は適切に図る必要があります。
オフィス勤務では、昼休憩を食堂や休憩室で過ごすことが一般的ですが、テレワークでは自宅のデスクでそのまま業務を行い、結果として休憩が形骸化してしまう事例があります。労働者が休憩中でも業務上のメッセージに対応してしまう、いわゆる「つながらない権利」の問題が顕在化しつつあります。
休憩の取り方については、一律に時間帯を固定する方法と、労働者の裁量に委ねる方法があり、いずれも一長一短があります。重要なのは、運用方針を事前に明確化し、文書として共有しておくことです。事後に「休憩を取っていた」と「業務を行っていた」の認識が分かれるトラブルを防ぐためにも、労働者本人が休憩の開始と終了を記録する習慣が望まれます。
日常的な休憩に加えて、長期的な休養も計画的に取得する必要があります。年次有給休暇の取得率向上は政府も推奨する課題であり、テレワーク環境では休暇取得のきっかけを失いやすい傾向もあるため、企業側には仕組みづくりが期待されています。具体的には 計画年休の企業対応を参考にしながら、自社の実態に合わせた制度設計を進めるとよいでしょう。
記録方法と管理体制の整備
勤怠の記録は、労働時間の客観的な把握を支える基礎となります。タイムカードを用いる対面勤務と異なり、テレワークではPCのログイン・ログオフ記録、業務管理ツールの操作履歴、チャットツールの稼働状況など、複数の情報源を組み合わせることが想定されます。
もっとも、こうしたツールに頼り切る運用には限界があります。PCの電源をつけたまま離席する場合や、複数の端末を併用する場合には、実際の労働時間と記録に乖離が生じやすくなります。労働者本人の自己申告を補完的に組み合わせるとともに、定期的な自己点検の機会を設けると、信頼性の高い記録を維持できます。
記録データの管理は、個人情報保護の観点からも慎重に行う必要があります。在宅勤務の場所は自宅であることが多く、IPアドレスやGPS情報から居住地域が推測されるリスクもあるため、取得する情報の種類と範囲を必要最小限にとどめる工夫が求められます。
記録が残っても、管理職が確認しなければ意味がありません。長時間労働の兆候を早期に検知するため、月に1回以上のペースで部下の勤怠データを確認する習慣を組織に根付かせることが重要です。上司との1on1ミーティングでは、業務の進捗に加えて健康状態にも触れるようにすると、リスクの早期発見につながります。
是正方法としての管理手法と社内ルール
仮に労働時間の把握が不完全であったとしても、問題が大きくなる前に是正できる体制を整えておくことが大切です。厚生労働省のガイドラインは、把握が十分でない場合の補完的な対応として、自己申告制と管理者による確認の組合せを示しています。
社内ルールとして明文化しておきたいのは、業務の開始と終了の連絡方法、休憩の取得方法、突発的な残業が発生した際の手続きです。就業規則にテレワーク時の勤怠管理の項目を追加する、ガイドラインとして別紙で配布するなど、労働者全員が目を通せる状態にしておく必要があります。
明文化しておきたい主な社内ルールの項目
- 始業および終業の連絡方法（チャット、メール、勤怠システムのいずれかに限定するか）
- 休憩の取得ルールと、開始・終了の記録方法
- 突発的な残業が発生した際の申告手順と上長の承認方法
- 中抜け時間の取り扱い方針と申告方法
労務管理に行き詰まりを感じた場合、外部の知見を活用するのも一手です。労働政策に関する 海外メディアなどを参考にしながら、国内外の運用事例を学ぶことで、自社の対応に新たな視点を取り入れることができます。社内のリソースだけで結論を出すのではなく、第三者視点を取り入れる柔軟さも時には必要でしょう。
最後に、運用ルールの実効性を維持するためには、定期的な見直しが欠かせません。テレワークを取り巻く技術環境や法制度は数年単位で変化しており、二年から三年ごとに改訂を行うくらいの感覚で改善を進めるのが現実的です。労働組合との協議の場や安全衛生委員会などを活用して、現場の声を反映した改善を続ける姿勢が望まれます。
